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Pune, Mahārāshtra, Inde
Overview
The Business Administrative Assistant provides comprehensive administrative and coordination support to project and office teams. The role involves preparing and managing documents, presentations, meeting materials, and correspondence while ensuring compliance with company standards. This position also supports meetings and events, manages internal and external communications, maintains key administrative records, and assists with data compilation and reporting. The ideal candidate will demonstrate strong organizational and time‑management skills, advanced proficiency in Microsoft Office tools, and excellent written and verbal communication skills to effectively collaborate with stakeholders across global teams, with flexibility to support multiple time zones.
Your role
- Draft, edit, format, and distribute correspondence, reports, proposals, and other documents in accordance with company templates and standards.
- Prepare and share meeting agendas, notes, PowerPoint presentations, and other materials; take and distribute meeting minutes.
- Compile data and statistics for research and analysis purposes.
- Organize and maintain various administrative documents (corporate CVs, project fact sheets, etc.).
- Manage incoming mail (both physical and electronic), ensuring timely filing and distribution to relevant teams.
- Coordinate logistics for meetings and events, including calls, video conferences, invitations, and catering.
- Respond to email and phone inquiries, directing clients to the appropriate contact when necessary.
Lieu
Pune, Mahārāshtra, Inde
Type de poste
Temps plein
Réf
R-153788
Échelle salariale
-
About you
- Minimum 3 years of previous related experience working in a large office or project environment.
- Advanced proficiency in Microsoft Office Suite including Excel, Word, PowerPoint and Adobe Acrobat; along with excellent formatting experience.
- Previous work experience in an engineering environment is an asset.
- Ability to balance priorities while meeting deadlines and remaining detail oriented ensuring accuracy.
- Self started with excellent time management and organizational skills.
- We are looking for candidates who are flexible to work in different time zone like UK/Canada/USA based on the project requirements.
- Strong oral and written English language communication skills, bilingualism in French is an asset but not required.
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