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Mississauga, Ontario, Canada | Epsom, Surrey, Angleterre, Royaume-Uni
Overview
Under the general supervision of the Project Director/Project Manager and reporting to the Functional Manager, Administrative & Executive Support or Administrative Support Supervisor, the Project Administrative Assistant is responsible for performing a variety of complex administrative tasks requiring a thorough knowledge of company and/or project policies and procedures. This position requires the ability to work independently and as part of a team, exercising judgment and initiative, and may be required to provide support for several departments.
Your role
Under minimal supervision and with a high degree of confidentiality and diplomacy, the Project Administrative Assistant is accountable for providing senior-level administrative support to ensure the smooth and successful operation of the office and associated projects. Key responsibilities include:
Providing comprehensive and proactive administrative support, exercising sound judgment, discretion, and confidentiality in support of managers, project teams, and multiple departments as required.
Managing calendars, priorities, and communications (including email monitoring where applicable), anticipating conflicts and responding effectively to changing deadlines, priorities, and project/business needs.
Coordinating internal and external meetings and events, including scheduling, preparation of materials, minute-taking, and follow-up actions.
Acting as a professional liaison with internal stakeholders and external clients, suppliers, partners, and government contacts, handling sensitive information with integrity and diplomacy.
Administering travel arrangements, expense reports, timesheets, and reporting activities, ensuring accuracy and compliance with corporate and project policies, procedures, and codes of conduct.
Maintaining accurate project records, databases, documentation and knowledge management systems.
Supporting special assignments and ad hoc initiatives as required, contributing to continuous operational efficiency and effective project delivery.
Lieu
Emplacements multiples
Type de poste
Temps plein
Réf
R-147192
Échelle salariale
-
About you
Minimum of 3-5 years administrative experience.
Post-secondary education or related business diplomas/certificates.
Advanced computer skills with Microsoft Office (SharePoint, Word, PowerPoint, Excel, Calendar).
Excellent verbal and written communication skills.
Detail oriented and highly organized with the ability to multi-task.
Experience working in a consulting firm and/or knowledge of engineering terminology and document types would be considered an asset.
Experience with ORACLE and Concur would be considered an asset.
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Quel que soit votre parcours professionnel, AtkinsRéalis est fait pour vous. Nous avons créé une culture dynamique où chacun fait partie d’une communauté. Un lieu riche en collaborations et en expériences de diversité, où vous pouvez développer votre carrière à votre manière. Participez à des projets qui repoussent les limites et ont un impact durable. Contribuez de manière significative et soyez remarqué, célébré et valorisé. Venez rejoindre une équipe motivée qui vous inspire et vous laisse briller pleinement.
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