Adjoint(e) de direction

Votre rôle

Au sein du secteur Nucléaire, vous travaillerez en étroite collaboration avec le CFO et le GC, et vous aurez à:

• Agir en tant que personne-ressource auprès du CFO et du GC pour toutes questions administratives; contribuer à l'efficacité des dirigeants par une gestion proactive des priorités, des engagements, des demandes des parties prenantes et des activités d'affaires clés.
• Gestion des courriels et calendrier, signaler et suivre les points d'actions, organisation de voyages (visas), prise de rendez-vous, compte de dépenses, paiement et suivi des factures, appels téléphoniques, rédaction/révision des lettres et mise en page de documents variés, respecter les délais, être proactif; anticiper les problèmes potentiels; faire preuve de jugement dans la priorisation des demandes concurrentes afin d'optimiser le temps et l'attention des dirigeants sur les dossiers à plus forte valeur ajoutée.
• Utiliser des outils numériques et d'intelligence artificielle, notamment Microsoft 365 et Copilot, afin d'améliorer l'efficacité, de simplifier les flux de travail, de préparer des breffages exécutifs et de soutenir la gestion de l'information.
• Préparer des documents de breffage exécutif concis et synthétiser l'information provenant de réunions, courriels, présentations et rapports afin de faire ressortir les principaux enjeux, décisions, risques et suivis requis.
• Assister le CFO et le GC, notamment en effectuant le paiement des factures et le suivi dans Markview, au besoin.
• Soutenir les équipes Finance et Affaires juridiques du secteur Nucléaire dans la création, la préparation, la numérisation et la distribution de divers documents relatifs aux initiatives du secteur; contribuer à la préparation de documents clairs, bien structurés'et alignés sur les priorités du leadership.
• Assurer le suivi des initiatives stratégiques, des engagements de la direction, des points d'action et des livrables clés'afin d'appuyer l'exécution en temps opportun des priorités des équipes Finance, Affaires juridiques et de l'équipe de direction du secteur Nucléaire.
• Soutenir l'équipe de direction du secteur Nucléaire selon les besoins, notamment pour les réservations de vols, les rapports de dépenses, les enjeux informatiques, les factures Markview, Oracle et autres suivis administratifs. À l'occasion, appuyer les équipes élargies selon les priorités d'affaires; coordonner certaines activités de leadership impliquant plusieurs fonctions et favoriser la collaboration entre les dirigeants, leurs équipes et les parties prenantes clés.
• Identifier des occasions d'améliorer les processus du bureau exécutif et les flux de travail administratifs grâce à l'automatisation, à la numérisation et aux initiatives d'amélioration continue.
• Mettre à jour les organigrammes et listes de distribution liés'aux équipes Finance, Affaires juridiques et de direction du secteur Nucléaire, au besoin.
• Optimiser et mettre à jour les systèmes de classement papier et électronique, et fournir un soutien à la mise à jour des sites SharePoint pertinents; veiller à ce que l'information soit facile à repérer, adéquatement maintenue et accessible aux bonnes parties prenantes.
• Traduire des documents, de façon ponctuelle.
• Coordonner, au besoin, les rencontres du secteur Nucléaire et autres rencontres avec les gestionnaires, les équipes internes et les tierces parties; assurer le suivi approprié des points d'action, des décisions et des engagements découlant des réunions de direction ou de gouvernance.
• Participer à la coordination d'événements, de réunions de direction et d'initiatives propres au secteur Nucléaire, y compris la logistique; appuyer la planification et l'exécution de retraites de leadership, de revues stratégiques, de réunions générales, de visites exécutives et d'autres événements d'affaires importants.
• Réserver ou inscrire les membres de la direction soutenus à divers événements, rencontres d'affaires et conférences externes.
• Faire preuve de professionnalisme, de jugement, de discrétion et de confidentialité à tout moment. Démontrer de la flexibilité et de l'adaptabilité afin de s'ajuster aux priorités'et aux demandes de travail en évolution; représenter le bureau du CFO et du GC avec maturité, diplomatie et un solide sens de l'organisation.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Profil de réussite:

• Être reconnue comme une extension de confiance du bureau du CFO et du GC.
• Gérer de façon proactive les priorités, les suivis et les engagements du leadership avec un minimum de directives.
• Contribuer à améliorer la qualité, la clarté et la rapidité des breffages exécutifs, de la préparation des réunions et des suivis.
• Mettre en place des améliorations numériques, fondées sur l'intelligence artificielle ou liées aux processus afin de réduire la charge administrative et d'accroître la productivité du bureau exécutif.

• Contribuer à un rythme de fonctionnement plus connecté, efficace et structuré entre les équipes Finance, Affaires juridiques et l'équipe de direction exécutive du secteur Nucléaire.