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Montreal, Quebec, Canada
Aperçu
Relevant du Directeur projets, le Coordonnateur support aux projets assiste les membres de la direction et de l'équipe de projet dans leurs fonctions en planifiant et en coordonnant la gestion, l'organisation et la production des différents dossiers et documents. Il doit utiliser de nombreux logiciels bureautiques et systèmes informatiques. Ses responsabilités'incluent l'organisation du travail, la planification des rencontres avec les différents partenaires et collaborateurs, ainsi que le contrôle documentaire.
Votre rôle
Au sein de l'équipe des infrastructures sociales, vous relèverez du Directeur de projets et vous aurez à :
Assister le personnel de gestion des travaux dans la préparation et l'élaboration des différents documents de présentation, gestion, suivi, etc.
Tenir les tableaux de suivi de projets à jour.
Préparer et suivre les contrats, bons de commande et bons de changement et, transmettre les documents nécessaires aux différents intervenants (professionnels, sous-traitants, clients, etc.).
Participer au suivi des projets (échéanciers, budgets, facturation, etc.).
Aider à la production et au suivi des plans d'action avec le personnel de gestion.
Préparer et rassembler tous les documents nécessaires au dépôt d'offres des sous-traitants et professionnels.
Demander, préparer et envoyer divers documents contractuels et soumissions, et contrôler la qualité des documents contractuels.
Participer à la préparation des devis et contrats de sous-traitance.
Établir et maintenir un système de classement des documents de projet et en assurer la traçabilité.
Entretenir et gérer toute la documentation, numérique et papier, incluant notamment la documentation technique, les plans, les manuels et la correspondance commerciale.
Préparer et rassembler la facturation clients et fournisseurs.
Compiler des données et produire des graphiques, tableaux et des rapports selon différentes périodicités.
Planifier et préparer les différentes rencontres internes et externes, et la documentation nécessaire.
Créer des supports de communication interne et externe.
Rédiger les procès-verbaux de réunion.
Effectuer un contrôle de la qualité sur les dossiers avant de les envoyer au client.
Effectuer toutes autres tâches connexes.
Location
Montreal, Quebec, Canada
Job Type
Full time
Ref
R-139423
Salary range
-
À propos de vous
Détenir une formation en administration ou comptabilité.
Minimum cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire.
Expérience dans le milieu de la gestion des projets ou entretiens immobiliers.
Expérience en gestion de contrats (atout).
Connaissance de l'électromécanique ou de l'entretien immobilier (atout).
Compréhension de base de la lecture de plans (atout).
Excellente maîtrise du français.
Connaissance fonctionnelle de l'anglais.*
* Les clients ou fournisseurs sont situés à l'extérieur du Québec – anglophones : Ce poste requiert la connaissance d'une autre langue que le français, soit l'anglais, puisque les clients et fournisseurs avec lesquels vous interagirez sont principalement anglophones et situés à l'extérieur du Québec.
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